КАК ОТПРАВИТЬ ДОКУМЕНТ ПО ПОЧТЕ?

Наверное, каждый человек в своей жизни не раз сталкивался с необходимостью отправить документ по почте. Сейчас это не проблема. Курьерские и почтовые службы сегодня есть в каждом городе. Они работают на разных условиях и предоставляют целый комплекс услуг, способных здорово облегчить нам жизнь.  Однако, многие предпочитают по-прежнему пользоваться услугами Почты России, так как это, как минимум, дешевле.
А во-вторых, как показывает практика, в судах почему-то доверяют исключительно государственной почтовой службе.
Данная статья содержит информацию о том, как отправить документ по почте (Почта России), при этом гарантировать и максимально ускорить доставку письменной почтовой корреспонденции.

Как гарантировать доставку?

Отправляя документ простым письмом в обычном конверте (опустив его в синий ящик Почты России) следует помнить, что в случае пропажи письма, ответственность за это почта нести не будет. Такие письма не регистрируются. Хотя, вероятность потери письма в процессе сортировки в почтовых отделениях и сортировочных центрах и во время транспортировки практически нулевая, однако, в случае неправильного заполнения адреса или индекса адресата вероятность того, что письмо затеряется, существенно выше. К тому же, такие письма часто теряются вне зоны ответственности почтового ведомства (например, в почтовом ящике в подъезде получателя), поэтому, в таких случаях почта претензии не принимает.

Чтобы отправить документ по почте с гарантией его доставки адресату можно использовать  регистрируемые отправления: заказные и ценные письма. Чтобы сдать их на почту, придется постоять в очереди, зато, если возникнет необходимость, можно отследить каждое письмо, вплоть до его передачи адресату.
Стоимость их доставки выше, но каждому отправлению присваивается уникальный номер, который указывается в выдаваемой отправителю квитанции, по которому и можно контролировать прохождение письма по маршруту доставки.

Какой вид отправления выбрать?

Простыми письмами называются почтовые отправления, принимаемые без выдачи отправителям квитанций, и доставляемые адресатам без расписки. К таким отправлениям можно отнести частную переписку, поздравительные открытки, различного рода извещения и т. д. Письмо просто запечатывается в конверт, на конверте пишется адрес, наклеиваются марки, после чего письмо отправляется в почтовый ящик. Плохо, что дальнейшую судьбу письма отследить практически невозможно. Оно, скорее всего, дойдет до адресата, но, если пропадет, то искать его никто не будет. Поэтому, простыми письмами отправляются документы, потеря которых не грозит катастрофой, и которые при необходимости можно восстановить.

Если вам нужно отправить документ, который требует  гарантированной доставки, то его отправляют заказным письмом. Ценные документы (дипломы, сертификаты, журналы, ценные бумаги и др.) пересылаются ценными письмами (письма с объявленной ценностью). В этом случае отправителю выдается квитанция, а от адресата берется расписка о получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении (простое или заказное) и с описью вложения. Они тоже регистрируются, как и заказные. Особенность в том, что к этим письмам при отправке крепится специальный купон. На одной стороне купона будет написан адрес отправителя, на другой – адрес, фамилия адресата и короткая опись содержимого конверта. Спустя несколько дней этот купон вернется с подписью адресата и будет являться серьезным доказательством того, что письмо было доставлено.
Регистрируемая корреспонденция перед отправкой предъявляется оператору почтового отделения. В некоторых случаях предусмотрен ряд дополнительных услуг, таких как заполнение адреса и составление описи вложения.

Как ускорить доставку?

Если вы хотите, чтобы ваше письмо дошло до адресата быстрее, нужно соблюдать простые правила:

1. Всегда указывать почтовый индекс адресата. Неотъемлемая часть адресных данных — почтовый индекс. Индекс адресата заполняется чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого. Письма сортируются  с помощью автоматов, считывающих индекс. При отсутствии индекса письмо откладывается и сортируется вручную, а на это уходит много времени.
2. Простые письма также желательно отправлять с почты, а не с удаленных уличных почтовых ящиков. Выемка корреспонденции из ящиков может осуществляться 1-2 раза в сутки. То есть, велика вероятность, что письмо пролежит там до следующего дня.
3.  Отправлять письма с Главпочтамта всегда выгоднее (по времени доставки), поскольку в любом случае все письма с районных почтовых отделений идут на главпочтамт для последующей сортировки (за исключением пересылки внутри зоны отделения).

Как отследить отправленный документ?

При отправлении заказного или ценного письма на руки выдается квитанция (в виде чека). В чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления, есть номер, например, вида: 3000002201123 8, где 300000 — индекс почтового отделения, 22 — служебный номер, 01123 — номер квитанции, 8 — контрольное число. На каждом этапе пересылки информация почтового идентификатора заносится в единую систему учёта и контроля, благодаря чему возможно отследить прохождение вашего почтового отправления через Интернет.

Итак, как отправить документ по почте — решать вам!
Удачи!

Читайте также:
Как правильно написать заявление