ЧТО ТАКОЕ АКТ И КАК ЕГО ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ?

Что такое акт?

Акт — это документ, который подтверждает какой-то установленный факт, произошедшее событие или имеющее место действие. Составляют его несколько лиц.
По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— акты приема- передачи (работ, объектов, материальных ценностей, документов, дел);
— осмотра (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— нарушений ( дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка);
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— ликвидации организаций и др.
Перечислить все виды актов невозможно, их очень много. Практически в любой ситуации можно составить акт и, если он будет правильно составлен и оформлен, то это будет полноценный документ.

Как правильно составить акт?

Хотя видов актов может быть великое множество, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы любой акт составить правильно.

• Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более).
• Акт состоит из:
  — вводной части, где указывается название документа (например, АКТ приема -передачи…), дата и место составления акта, регистрационный номер акта, а при необходимости- гриф утверждения акта руководителем организации;
  — констатирующей части акта, которая включает в себя: сам текст, перечень приложений (если есть), указания количества экземпляров, подписи всех составителей акта, подпись представителя организации или лица, в отношении  которого составлен акт (при отказе подписать акт, об этом делается специальная отметка).
• Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта проводились какие-то работы
  (инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
• Текст акта пишется от лица составляющего. Сначала составляющий называет свою фамилию, имя, должность, всех  присутствующих (причем, фамилии подписавших акт  выстраивают в алфавитном порядке), а затем описывает произошедшие события. В тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения подписавших акт.
• Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты.
• Количество экземпляров акта должно быть столько, сколько заинтересованных сторон . Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста.
• Если к акту есть приложения, то отметка об этом  делается перед подписями составителей акта.
• Акт должны подписать все принимавшие участие в его составлении. Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт, но с пометкой о том, что есть замечания, а сами замечания изложить в произвольной форме на отдельном листе и приложить к акту.
• С актом нужно  ознакомить под роспись всех, чьи интересы он затрагивает. Ниже подписей составителей акта проставляется отметка «С актом ознакомлены:»

Если  акт  требуется утвердить руководителю, то  гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта.

Читайте также:
Как отправить документ по почте?